Privacy-dokumenten-beleid

DOCUMENTBEHEER

INLEIDING

De FILM EN VIDEOCLUB PHOENIX (hierna te noemen PHOENIX) hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden, partners en andere relaties. Persoonlijke gegevens worden door PHOENIX dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. PHOENIX houdt zich dan ook in alle gevallen aan de eisen die de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt. In dit privacybeleid staat beschreven welke principes PHOENIX hanteert bij de registratie, verwerking en opslag van persoonsgegevens en gegevensbestanden. Ook gerelateerde onderwerpen, zoals het raadplegen, muteren, uitwisselen en verstrekken van gegevens staat in dit beleid beschreven. Het privacybeleid omvat alle on- en offline systemen van PHOENIX waarin persoonsgegevens voorkomen.

WETTELIJKE KADERS

PHOENIX is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van het beleid.PHOENIX is gebonden aan de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming.

DEFINITIES

In het privacyreglement wordt een aantal definities beschreven, die in dit document dezelfde betekenis hebben als in het privacyreglement.

UITGANGSPUNTEN

PHOENIX gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy vanBetrokkenen. PHOENIX houdt zich hierbij aan de volgende uitgangspunten:

RECHTMATIGHEID, BEHOORLIJKHEID, TRANSPARANTIE

Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.

GRONDSLAG EN DOELBINDING

PHOENIX zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijkomschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevensworden alleen met een rechtvaardige grondslag verwerkt.

DATAMINIMALISATIE

PHOENIX verwerkt alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het voorafbepaalde doel. PHOENIX streeft naar minimale gegevensverwerking. Waar mogelijk wordenminder of geen persoonsgegevens verwerkt.

BEWAARTERMIJN

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de taken goed uit te kunnen oefenen.

INTEGRITEIT EN VERTROUWELIJKHEID

PHOENIX gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door personen (Gebruikers) met een geheimhoudingsplicht en voorhet doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgt PHOENIX voor passende beveiliging van Persoonsgegevens.

DELEN MET DERDEN

PHOENIX deelt geen Persoonsgegevens met derden, behalve ZH12 en de NOVA voor het voeren van de NOVA-ledenadministratie.

SUBSIDIARITEIT

Het principe van subsidiariteit houdt in dat PHOENIX zich steeds afvraagt of de registratie van persoonsgegevens noodzakelijk is en zal steeds onderzoeken of er niet een manier is om te voorkomen dat registratie van een persoonsgegeven nodig is.

PROPORTIONALITEIT

PHOENIX zal steeds de afweging maken of de registratie van een persoonsgegeven de belangen van de betrokkene niet onevenredig schaadt in verhouding tot het doel dat met de verwerking wordt beoogd.

RECHTEN VAN BETROKKENEN

PHOENIX honoreert alle rechten van Betrokkenen.Dit reglement is vastgesteld door het bestuur van PHOENIX op 12 april 2018 Voorzitter; J. Sanders Vlug Secretaris; A.C.M. Hommen